Att ignorera AI-verktyg är inte att värna en tradition – utan att slösa med pengar

För 20 år sedan, när jag arbetade som tjänsteman i Landskrona kommun, fanns en hög chef som konsekvent vägrade använda dator. Han höll fast vid sitt sätt att arbeta, trots att resten av organisationen successivt digitaliserades. I stället för att skriva sina texter direkt på datorn valde han att skriva allt för hand, ord för ord, sida efter sida. När han var färdig lämnade han över sina papper till sin sekreterare, vars arbetsuppgift blev att mata in texten i ett digitalt dokument.

På den tiden var det sällsynt att chefer hade sekreterare som hanterade deras korrespondens och dokument, så det var uppenbart att hans motstånd mot datorn inte handlade om något annat än en personlig ovilja att förändra sitt arbetssätt. Många ifrågasatte detta resursslöseri, men eftersom han var en högt uppsatt chef var det ingen som på allvar krävde att han skulle ändra sig. Så det fortsatte, år efter år.

Idag, när vi lever i en värld där digitalisering är en självklarhet, kan detta beteende kännas nästan komiskt. Vi har vant oss vid att datorer är en förutsättning för i princip allt kontorsarbete, och det vore otänkbart att låta en sekreterare lägga timmar på att digitalisera en text som lika gärna hade kunnat skrivas direkt på skärmen.

En modern variant av samma ineffektivitet

Men trots att datorer är självklara i arbetslivet ser vi fortfarande en modern variant av samma fenomen. Idag handlar det inte om att vägra använda datorer, utan om att vägra använda den nya generationen av digitala verktyg – AI-drivna assistenter som kan effektivisera vårt arbete ännu mer.

Tjänstemän, konsulter och beslutsfattare sitter fortfarande och skriver sina texter manuellt – om än i ordbehandlare (tack och lov!) – trots att verktyg som ChatGPT, Copilot och Claude kan göra jobbet snabbare, mer effektivt och med högre kvalitet.

Det är ett beteende som vid en första anblick kanske inte verkar så problematiskt. "Vad gör det för skillnad om jag skriver min egen text?" kanske någon tänker. "Det har fungerat hittills, varför skulle jag ändra på det?"

Men den som avstår från AI-assisterad textgenerering gör i praktiken samma misstag som chefen i Landskrona. Skillnaden är att det idag inte handlar om att digitalisera handskrivna dokument, utan om att effektivisera själva tankearbetet.

AI-verktyg kan hjälpa oss att snabbt generera textutkast, strukturera komplexa idéer och finslipa budskap. De kan fungera som sparringpartners i skrivprocessen och ge förslag på formuleringar som vi själva kanske inte hade kommit på. Ändå väljer många att ignorera denna möjlighet och fortsätter att arbeta på samma sätt som de alltid har gjort – trots att det innebär mer arbete och tar längre tid.

Det är dags att arbeta smartare

Att ignorera AI-verktyg handlar alltså inte om att värna traditioner eller om att bevara något "genuint" i arbetsprocessen. Det handlar snarare om att blunda för möjligheten att arbeta smartare.

Ingen ifrågasätter idag att vi använder datorer, e-post och ordbehandlingsprogram för att underlätta vårt arbete. Vi har för länge sedan accepterat att vi inte längre behöver skriva brev för hand eller använda fax för att skicka dokument. Men när det kommer till AI-assisterad textproduktion verkar det fortfarande finnas ett psykologiskt motstånd.

Kanske beror det på en rädsla för att AI ska ersätta mänskliga skribenter? Kanske är det en ovilja att lära sig nya verktyg? Eller kanske är det bara en fråga om vana – att vi fortsätter att arbeta som vi alltid har gjort, eftersom vi inte ser den direkta vinsten med att ändra på det?

Men i en tid där offentlig förvaltning och företag ständigt behöver göra mer med mindre resurser, är det svårt att motivera ineffektivitet. Att låta människor lägga onödigt många timmar på arbetsuppgifter som AI kan hantera på sekunder är inte bara otidsenligt – det är ett slöseri med både tid och pengar.

Och i det offentliga är det dessutom skattebetalarnas pengar.

Den tekniska utvecklingen går inte bakåt. De som vägrar att anpassa sig till nya digitala verktyg riskerar att hamna på efterkälken, precis som de chefer som en gång i tiden vägrade att använda datorer.

Frågan är: Hur länge kan vi egentligen fortsätta ignorera AI innan det blir direkt oansvarigt?


//Lena och Dennis
www.aistrateg.se

Kommentarer

Skicka en kommentar

Populära inlägg i den här bloggen

Process för att introducera AI-lösningar i en organisation

Att implementera AI-lösningar i en organisation kan verka överväldigande och ibland göra ledare handlingsförlamade. Det är därför viktigt att återgå till företagets kärna och ställa frågorna: "Varför finns vi till egentligen, och för vem?". Med en strukturerad process kan man dock uppnå betydande förbättringar i effektivitet och kundnytta. Här är en metodisk guide för att integrera AI på ett framgångsrikt sätt. 1. Vilken är er process för kundnytta? För att förstå hur företaget skapar och levererar värde till sina kunder är det avgörande att börja med att kartlägga processen för kundnytta. Detta innebär att identifiera de specifika steg där företaget interagerar med kunder, levererar produkter eller tjänster och skapar värde. Genom att noggrant, men enkelt och tydligt, skriva ner dessa processer kan man få en helhetsbild av hur verksamheten fungerar och var det finns potential för förbättringar. 2. Vilka delar av processen skapar flaskhalsar? Nästa steg är att analysera varje...
Läs mer

Dra en röd linje för informationssäkerhet vid användning av generativ AI

Att införa generativ AI på arbetsplatser kan vara en svår och komplex fråga. De fördelar som dessa verktyg ger, i form av ökad produktivitet och effektivitet, betalas ofta med att man måste dela med sig av information. Därför är det avgörande att dra en tydlig röd linje för vilken information som inte får matas in i AI-verktygen. När företag tar fram en policy för informationssäkerhet riskerar viktiga riktlinjer att drunkna i komplex akademisk prosa. En röd linje definierar enkelt och tydligt vilken data som är för känslig för att hanteras av AI, såsom personuppgifter, finansiella data, affärshemligheter och kundinformation. Genom att dra denna linje kan organisationer skydda sig mot potentiella säkerhetsrisker och säkerställa att kritisk information inte exponeras. Det är avgörande att utbilda personalen om denna policy och att använda tekniska lösningar för att förhindra att känslig information matas in i AI-systemen. Detta skapar en säkerhetsbarriär som skyddar företagets mest värd...
Läs mer

Skapa data av din verksamhet, så att du kan skapa verksamhet av din data

I dagens digitala era är data en av de mest värdefulla tillgångarna för företag. Men för att utnyttja data effektivt krävs inte bara insamling av rätt data utan även förmågan att omvandla denna data till insikter och affärsstrategier. "Skapa data av din verksamhet, så kan du sedan skapa verksamhet av din data" är ett motto som belyser vikten av data-driven beslut och verksamhetsutveckling. Steg 1: Skapa data av din verksamhet För att skapa data från din verksamhet behöver du först och främst förstå vilka typer av data som är mest relevanta för din affärsmodell. Detta kan inkludera: - Kunddata: Insikter om kundbeteende, preferenser och köpvanor. - Driftsdata: Information om produktionsprocesser, lagerhantering och logistik. - Marknadsdata: Data om marknadstrender, konkurrensanalyser och marknadsandelar. - Finansiell data: Redovisning av intäkter, kostnader, vinster och investeringar. Teknologiska verktyg som CRM-system, ERP-system och avancerade analysplattformar kan användas...
Läs mer